La question des congés payés en période de chômage partiel et en période Covid

1.    Rappel des généralités en matière de congés payés

Tout salarié a droit chaque année à un congé payé à la charge de l’employeur. Chaque mois de travail effectif ouvre droit à un congé de 2,5 jours ouvrables. Pendant les congés, l’employeur verse au salarié une indemnité de congés payés.

Il appartient à l’employeur de prendre les mesures propres à assurer au salarié la possibilité d’exercer effectivement son droit à congé, et, en cas de contestation, de justifier qu’il a accompli à cette fin les diligences qui lui incombent légalement (information des salariés sur la période de prise de congé, communication de l’ordre des départs en congé, etc..).
La durée des droits à congés payés acquis par le salarié dépend du temps de travail effectif qu’il a effectué sur une période déterminée appelée « période de référence ». 

Le début de cette période de référence peut être fixé par un accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, une convention un accord de branche. A défaut d’accord, le point de départ de la période prise en compte pour le calcul du droit au congé est fixé au 1er juin de chaque année.

Pour la fixation des jours de congés, on distinguera les congés acquis avant le début de la période de référence et les congés en cours d’acquisition après le début de cette période de référence.

Pour les congés acquis, l’employeur peut fixer les règles de prises de congés après avoir consulté les instances représentatives du personnel et moyennent des délais de prévenance.

Pour les congés en cours, d’acquisition, l’employeur doit obtenir l’accord du salarié sur la fixation des dates de prise de congés.

 

2.    Mise en chômage partiel suite à un sinistre

Le dispositif d’activité partielle permet de prendre en charge les situations dans lesquelles les entreprises connaissent une baisse d’activité notamment pour sinistre (article R.5122-1 du code du travail). 

L’employeur doit adresser à la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte) du département où est implanté l’établissement une demande préalable d’autorisation d’activité partielle.

Pendant l’activité partielle, le salarié perçoit une indemnité compensatrice versée par l’employeur et ce dernier perçoit, en contrepartie, une indemnité de la Direccte sur la base des heures qu’il aura déclaré pour chaque salarié.

Par contre, l’employeur ne perçoit aucune indemnité de la Direccte lorsque son salarié prend ses congés.

 

3.    Acquisition des congés payés en période de chômage partiel

Selon l’article R5122-11 du code du Travail, la totalité des heures chômées est prise en compte pour le calcul des congés payés.

Le chômage partiel n’a donc aucune incidence sur les congés payés des salariés qui continuent à être acquis comme si le salarié était en activité normale.

 

4.    Mode de fixation des congés payés pendant la période de chômage partiel

Nous nous sommes interrogés sur le mode de fixation des congés payés acquis du personnel pendant une période de chômage partiel. 

Après vérification auprès d’un spécialiste en droit du travail collectif, le fait d’être en chômage partiel ne modifie pas le mode de fixation des congés payés.

L’employeur doit simplement, selon lui, engager une négociation avec les représentants du personnel sur les modalités de prise de congés pendant la période perturbée. 
Par contre, l’employeur ne peut forcer un salarié à prendre ses congés en cours d’acquisition sans l’accord du salarié.

 

5.    Comparaison des charges de personnel avec ou sans prise de congés payés pendant la période de chômage partiel

Comme indiqué supra, l’employeur a tout intérêt à ne pas mettre son personnel en congés payés lors de la période de chômage partiel pour percevoir l’indemnité de la Direccte la plus importante possible.

Par contre, si l’employeur ne fait pas prendre ses congés à son personne, pendant la période de chômage partiel, les charges de personnel restant à la charge de l’entreprise augmentent du montant de la provision des congés payés non pris. 

Dans l’exemple explicité infra, cette augmentation est de 25%.

 

6.    Particularité de la période COVID

Fixation des congés

Une ordonnance du 25 mars 2020 a assoupli les règles à appliquer pour la fixation des congés pour les entreprises concernées par la crise.

L’employeur est ainsi autorisé, dans la limite de 6 jours de congés et sous réserve de respecter un délai de prévenance qui ne peut être réduit à moins d’un jour franc :
-    à décider de la prise de jours de congés payés acquis par un salarié, y compris avant l’ouverture de la période au cours de laquelle ils ont normalement vocation à être pris,
-    à modifier unilatéralement les dates de prise de congés payés.

 

Aide aux congés payés

Par décret 2020-1787 du 30 décembre 2020, les entreprises, dont l’activité principale implique l’accueil du public bénéficient d’une aide exceptionnelle, au titre de congés payés pris par leurs salariés entre le 1er et le 31 janvier 2021 (date initialement fixée au 20 janvier, reportée au 31 janvier par le décret n° 2021-44 du 20 janvier 2021), lorsque les mesures légales, réglementaires ou individuelles prises pour faire face à la propagation de l’épidémie de covid-19 ont eu pour conséquence :

1° L’interdiction d’accueillir du public dans tout ou partie de l’établissement pendant une durée totale d’au moins 140 jours entre le 1er janvier et le 31 décembre 2020 ;
2° Ou une perte du chiffre d’affaires réalisé pendant les périodes où l’état d’urgence sanitaire a été déclaré d’au moins 90 % par rapport à celui réalisé au cours des mêmes périodes en 2019.

Cette aide est limitée à 10 jours de congés payés pris dans la période mentionnée ci-dessus ; elle n’est pas applicable aux congés payés indemnisés par les caisses de congés payés mentionnées à l’article L. 3141-32 du code du travail (par exemple, dans le secteur du spectacle).

Le montant de l'aide pour chaque salarié et par jour de congé payé pris dans la limite de dix jours, à 70 % de l'indemnité de congés prévue au II de l'article L. 3141-24 du code du travail, rapportée à un montant horaire et, limitée à 4,5 fois le taux horaire du salaire minimum interprofessionnel de croissance.

Le montant horaire ne peut être inférieur à 8,11 euros. Ce minimum n'est pas applicable dans les cas mentionnés au troisième alinéa de l'article R. 5122-18 du même code.
Le montant horaire est calculé en rapportant chaque jour de congé payé à la durée quotidienne de travail applicable au salarié ou, si cette durée ne peut être déterminée, à sept heures.

 

7.    Synthèse

En période de chômage partiel, l’employeur a la possibilité de fixer les périodes de congés payés selon les règles de consultation des représentants du personnel habituelles. 

S’il accorde des congés à son personnel pendant cette période, il diminue l’aide qu’il perçoit de la Direccte mais minimise les charges de personnel restant en définitive à sa charge.
Par contre, s’il décide de ne pas accorder de congés pendant cette période pour augmenter l’indemnité de la Direccte, il augmente ses charges de personnel de la provision des congés payés non pris. 

Il s’agit d’une décision d’entreprise dont le surcoût ne peut être à la charge de l’assureur PE.

 

En période COVID, l’état a mis en place une aide exceptionnelle pour prendre en charge 10 jours de congés payés selon les modalités du décret 2020-1787 du 30 décembre 2020. 

Cette aide constitue une économie de charges fixes qui vient en déduction du montant de la perte d’exploitation.

 

 

Annexe : Exemple de calcul des charges de personnel avec ou sans prise de congés pendant la période de chômage partiel 

Prenons l’exemple d’un salarié qui a un contrat de 100 heures au taux de 11€/hr, et qui prend 10 heures de congés dans le mois. 

En période normale, avec un taux de charges salariales de 22% par rapport au salaire brut et un taux de charges patronales de 42% par rapport au salaire brut, le salaire net est de 858 € et le coût salarial pour l’entreprise est de 1 562 €:

 

 

En période de chômage partiel, calculons les charges de personnel si l’employeur ne fait pas prendre de congés à son salarié pendant cette période.

Pendant le chômage partiel, la Direccte verse une indemnité à l’employeur à hauteur de 70% du salaire brut sur laquelle aucune cotisation n’est due. Cette indemnité est plafonnée. Depuis le 1er mars 2020, le plafond a été relevé à 8.03 €/hr.

Prenons l’hypothèse que l’employeur maintient la rémunération nette de son salarié à hauteur de 858 €. Il paiera donc les charges salariales et patronales sur 30% du salaire. Le coût salarial pour l’entreprise après intervention de la Direccte est de 160 €.

Comme aucun congé payé n’a été pris, en fin d’exercice, les comptes « charges pour congés payés n°6412000 et 6482000» s’incrémentent sur la base de 10 heures au taux de 15.62 €/hr (taux de 11€/hr + charges patronales), soit un montant de 156 €.

Ainsi, les charges de personnel pour ce salarié sont de 316 € : 

 

 

En période de chômage partiel, calculons maintenant le coût salarial si l’employeur fait prendre de congés à son salarié.

Dans ce cas, l’employeur déclarera que 90 heures à la Direccte (et non 100 heures).

L’employeur paira des charges sociales sur le complément de salaire versé pour garantir le salaire net de 858 € et sur l’indemnité de congés payés.
Par contre, les compte de charges « congés payés n°6412000 et 6482000 » ne seront pas incrémentés du fait des congés payés pris.

 
Les charges de personnel pour ce salarié seront ainsi de 254 €:

 

Ainsi si l’employeur ne fait pas prendre de congés payés à ses salariés pendant la période de chômage partiel, il perçoit une indemnité Direccte plus importante, mais le coût pour l’entreprise augmente du fait de l’incrémentation du compte de charges de congés payés.

Dans notre exemple, ce coût augmente de 25% :

 

 

 

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